J. Llorente & Cía.

Introducción

J. Llorente distribuye a una red amplia de clientes, y en distribución el cumplimiento de la entrega es el negocio. Cada pedido atraviesa una cadena de manos: sistemas internos que lo generan y facturan, operadores logísticos externos que lo transportan, y un destino que tiene que recibir lo correcto en tiempo y forma. Cuando esa cadena funciona, el cliente vuelve a comprar. Cuando se corta, el costo excede lo logístico y alcanza la confianza del cliente.

Con una red de ese tamaño, la dificultad se concentra en saber dónde está cada entrega, cuánto le falta y qué se desvió, mientras la información vive dispersa entre quienes la producen.

El problema

La información logística estaba repartida entre archivos del operador y reportes internos, sin un lugar donde leer el estado real de cada entrega. Saber en qué etapa estaba un pedido, si llegaría a tiempo, si la demora era del depósito o del transporte, o si el comprobante había vuelto conforme, exigía cruzar planillas y consultar a varias personas. Cada respuesta era una reconstrucción manual.

Eso tenía dos costos. El primero, de reacción: los desvíos se descubrían tarde, cuando el cliente ya había llamado, porque nadie miraba un tablero que avisara a tiempo. El segundo, de análisis: medir el desempeño por cliente, destino o etapa del proceso era casi imposible cuando los datos no compartían una estructura común. La operación avanzaba sin una lectura confiable de su propio estado.

La solución

Construimos una aplicación de tracking que se integra por API con el ERP de Llorente y suma la información de los archivos del operador, y convierte ese flujo en una sola base ordenada y accionable. La integración es lo que vuelve automática la operación: los pedidos y sus estados llegan del ERP sin recarga manual, en lugar de copiarse de un sistema a otro. Sobre esa base, cada pedido vive como un registro único que recorre las etapas reales del proceso, de la carga a la conformidad, pasando por liberación de ventas y créditos, facturación, armado de camión, despacho y entrega, de modo que el estado de cada pedido se consulta en lugar de reconstruirse.

Cada entrega centraliza las variables que antes estaban dispersas: número de delivery, destinatario, localidad, fechas del proceso, ETA, lead time, estado en el TMS, cumplimiento on-time y conformidad. Un módulo de ETAs configurables define los tiempos esperados por etapa, y con ese parámetro la aplicación distingue lo que avanza normal de lo que se está demorando. El tablero principal resume la operación de un vistazo y separa los pedidos que requieren atención, los que llevan días sin movimiento, antes de que se vuelvan un reclamo.

La pieza que define el caso es el canal. En lugar de pedirle al equipo y a los operadores que adopten una herramienta nueva, montamos el acceso sobre WhatsApp: el pedido se abre desde el mismo lugar donde la operación ya se coordina, se consulta su detalle y se actualiza su estado desde el teléfono. Lo que antes era una cadena de mensajes sueltos y planillas se convirtió en una operación con registro, sin sumar fricción de adopción. Alrededor de ese núcleo, la aplicación resuelve roles por tipo de usuario, gestión de clientes y vendedores, y una auditoría que deja trazado quién cambió qué y cuándo.

Resultados

• Trazabilidad de punta a punta. El estado real de cada entrega, con sus fechas, su ETA y su conformidad, se lee en un solo lugar en vez de reconstruirse cruzando archivos.

• Desvíos anticipados. Los tiempos esperados por etapa y el tablero de pedidos que requieren atención exponen las demoras mientras todavía se pueden corregir.

• De manual a automatizado. La integración por API con el ERP alimenta el seguimiento sin recarga manual: los datos y estados que antes se copiaban entre sistemas y planillas ahora fluyen solos, con registro de cada cambio.

• La operación sobre WhatsApp. Consultar y actualizar entregas desde el canal que el equipo y los operadores ya usan eliminó la barrera de adoptar una herramienta nueva.

Conclusión

Un tablero genérico habría mostrado los datos, pero habría dejado intacto el problema de fondo: la operación logística transcurre en el ir y venir de mensajes entre el equipo y sus operadores, lejos de una pantalla de escritorio. Construir la solución a medida permitió encontrarla ahí, sobre WhatsApp, y convertir ese flujo en una operación con trazabilidad sin pedirle a nadie que cambie cómo trabaja. El software es la evidencia de que entendimos la operación.